Firma mala účtovníctvo v poriadku.
Doklady boli zaúčtované.
Daňové priznania podané.
Výkazy pripravené.
Majiteľ každý mesiac dostal výsledovku.
Napriek tomu mal pocit, že firmu neriadi podľa čísel.
Skôr podľa účtu, intuície a skúsenosti.
Keď sa ho niekto opýtal, ako sa firme darí, vedel povedať, aký mala minulý mesiac obrat. Vedel, koľko bolo približne na účte. Vedel, že účtovníčka pripraví podklady pre daňový úrad.
Ale nevedel odpovedať na dôležitejšie otázky:
- Ktoré zákazky mu zarábajú najviac?
- Ktorí zákazníci mu berú kapacitu a prinášajú slabú maržu?
- Čo sa stane s peniazmi o dva mesiace?
- Môže si dovoliť prijať ďalšieho človeka?
- Zvládne plánovanú investíciu bez tlaku na účet?
- Kde firme uniká zisk?
A práve tu je rozdiel medzi účtovníctvom a finančným riadením.
Účtovníctvo hovorí najmä o tom, čo sa už stalo.
Finančné riadenie pomáha rozhodovať o tom, čo sa môže stať ďalej.
Príklad z praxe: firma mala účtovníctvo, ale nemala finančný pohľad
Obchodno-servisná firma mala ročný obrat približne 1,2 milióna eur.
Na prvý pohľad fungovala dobre. Mala stabilných zákazníkov, viacero servisných tímov a pravidelnú fakturáciu.
Majiteľ každý mesiac dostával účtovné výstupy. Videl obrat, náklady a výsledok hospodárenia.
Lenže v praxi mu tieto čísla nestačili na rozhodovanie.
Firma mala účtovný zisk, ale účet bol často napätý.
Niektoré zákazky vyzerali zaujímavo, ale po čase sa ukázalo, že zaberajú veľa kapacity.
Servisní technici boli vyťažení, ale zisk tomu nezodpovedal.
Materiál sa nakupoval podľa potreby, ale bez jasného prehľadu o obrátkovosti.
Ceny sa upravovali skôr pocitovo než podľa marže.
Majiteľ mal k dispozícii účtovníctvo.
Ale nemal manažérsky pohľad.
Výzva: čísla boli správne, ale prichádzali neskoro
Problém nebol v tom, že by účtovníctvo robilo chybu.
Problém bol v tom, že účtovníctvo odpovedalo na iný typ otázok.
Účtovníctvo ukazovalo, čo sa stalo minulý mesiac, minulý štvrťrok alebo minulý rok.
Majiteľ však potreboval vedieť:
- Čo sa stane, ak prijme ďalšieho technika?
- Ktoré služby majú najnižšiu maržu?
- Ktorý zákazník je síce veľký, ale v skutočnosti málo ziskový?
- Kedy môže prísť tlak na cash-flow?
- Ktoré náklady rastú rýchlejšie ako tržby?
- Koľko musí firma fakturovať, aby pokryla mzdy, réžiu a plánovaný zisk?
Tieto otázky neboli daňové.
Boli manažérske.
A na ne samotné účtovníctvo nestačilo.
Východiská: prečo sa firma dostala do problému
Firma sa nedostala do problému preto, že by nemala čísla.
Čísla mala.
Len neboli spracované tak, aby pomáhali majiteľovi rozhodovať.
1. Výsledky sa hodnotili spätne
Majiteľ videl výsledovku až po skončení mesiaca.
Ak bol výsledok slabší, už bolo neskoro meniť rozhodnutia, ktoré k nemu viedli.
Ceny už boli dohodnuté.
Zákazky už boli realizované.
Technici už boli vyťažení.
Materiál už bol nakúpený.
Zľavy už boli poskytnuté.
Firma tak často neriešila príčinu, ale až následok.
2. Ziskovosť sa nesledovala po zákazkách
Firma vedela, aký má celkový obrat.
Ale nevedela presne, ktoré typy služieb a zákaziek prinášajú najlepší výsledok.
Niektoré servisné zásahy boli rýchle, dobre nacenené a ziskové.
Iné si vyžadovali veľa času, opakované výjazdy, dodatočný materiál a administratívu, ktorú nikto samostatne nevyhodnocoval.
Vo výsledku firma robila veľa práce, ale časť práce neprinášala primeraný zisk.
3. Ceny sa nastavovali podľa trhu, nie podľa skutočných nákladov
Majiteľ nechcel byť drahší ako konkurencia.
Preto niektoré ceny držal dlhšie, než bolo zdravé.
Medzitým však rástli mzdy, pohonné hmoty, náklady na materiál, leasingy aj režijné náklady.
Firma síce fakturovala, ale marža sa postupne stenčovala.
V účtovníctve sa to prejavilo až neskôr.
Vo finančnom riadení by to bolo vidieť skôr.
4. Cash-flow sa riešilo až vtedy, keď bol tlak na účte
Firma sledovala stav účtu.
Ale nemala pravidelný výhľad peňazí dopredu.
Majiteľ vedel, koľko je na účte dnes. Nevidel však dostatočne jasne, čo sa stane o štyri, osem alebo dvanásť týždňov.
Preto sa niektoré rozhodnutia robili reaktívne.
Až keď sa objavil tlak.
Čo firma zaviedla
Firma nezačala tým, že by zaviedla zložitý reporting.
Začala tým, že si oddelila účtovníctvo od finančného riadenia.
Účtovníctvo zostalo dôležité. Naďalej zabezpečovalo doklady, dane, výkazy a zákonné povinnosti.
Popri tom však vznikol pravidelný manažérsky pohľad na firmu.
Ten obsahoval najmä:
- mesačný prehľad tržieb, marží a nákladov,
- ziskovosť podľa typov služieb a zákazníkov,
- prehľad pohľadávok a splatností,
- 13-týždňový výhľad cash-flow,
- kontrolu nákladov, ktoré rástli rýchlejšie ako tržby,
- vyhodnotenie cien a zliav,
- pravidelné mesačné finančné stretnutie s majiteľom.
Najväčšia zmena nebola v tom, že vznikli nové tabuľky.
Najväčšia zmena bola v tom, že čísla sa začali používať pri rozhodovaní.
Výsledok v tom istom roku
Už v prvom roku po zavedení finančného riadenia sa ukázali konkrétne výsledky.
Obrat firmy narástol z 1,2 milióna eur na 1,28 milióna eur.
To nebol dramatický rast.
Dôležitejšie však bolo, čo sa stalo pod obratom.
- Hrubá marža sa zlepšila z 28 % na 32 %.
- Ročná úspora na slabšie riadených nákupoch a materiáli bola približne 24 000 eur.
- Úprava cien a zliav priniesla približne 38 000 eur dodatočnej marže.
- Lepšie plánovanie servisných výjazdov znížilo neproduktívny čas a prinieslo efekt približne 18 000 eur.
- Skrátenie inkasa pohľadávok uvoľnilo približne 55 000 eur hotovosti.
- Zníženie zásob pomaly obrátkového materiálu uvoľnilo približne 30 000 eur bez toho, aby firma ohrozila servis.
Výsledok hospodárenia sa zvýšil približne zo 72 000 eur na 126 000 eur.
Nie preto, že firma začala robiť dvojnásobne viac.
Ale preto, že začala lepšie vidieť, kde jej vzniká zisk, kde sa stráca marža a čo sa deje s peniazmi.
„Prvýkrát som nemal len výsledok za minulý mesiac. Mal som pocit, že vidím firmu dopredu.“
Čo sa s tým dá robiť?
Ak firma používa na riadenie iba účtovníctvo, neznamená to, že robí niečo zle.
Znamená to len, že používa nástroj, ktorý nebol určený na všetky manažérske rozhodnutia.
Možností, ako situáciu zlepšiť, je viac.
Možnosť 1: Lepšie čítať účtovné výkazy
Prvý krok je vedieť čítať výsledovku, súvahu a pohľadávky nielen formálne, ale manažérsky.
To znamená nepýtať sa len, aký bol zisk.
Ale aj:
- prečo vznikol práve taký výsledok,
- ktoré náklady rástli,
- či rast tržieb priniesol aj rast marže,
- či zisk zostal v peniazoch,
- či sa nezhoršili pohľadávky alebo zásoby.
Toto je dobrý začiatok.
Ale stále ide najmä o pohľad dozadu.
Možnosť 2: Zaviesť mesačný manažérsky report
Druhou možnosťou je pripraviť mesačný report, ktorý preloží účtovné čísla do reči majiteľa firmy.
Takýto report by nemal byť dlhý.
Mal by ukázať:
- čo sa zmenilo,
- prečo sa to zmenilo,
- kde vznikol problém,
- aké rozhodnutie treba urobiť,
- čo bude mať dopad na ďalší mesiac.
Toto je veľmi užitočné riešenie.
Ale ak má report naozaj pomáhať, nestačí len skopírovať údaje z účtovníctva do krajšej tabuľky.
Možnosť 3: Sledovať ziskovosť podľa zákaziek, služieb alebo zákazníkov
Tretia možnosť je pozrieť sa pod celkový obrat.
Firma môže byť ako celok zisková, ale nie všetky jej časti zarábajú rovnako.
Niektoré zákazky môžu tvoriť pekný obrat, no zároveň viazať kapacitu, materiál a ľudí pri nízkej marži.
Preto má zmysel sledovať ziskovosť podľa zákaziek, produktov, služieb alebo zákazníkov.
Toto riešenie často otvorí majiteľovi oči.
Zistí, že problém nie je v tom, že firma má málo práce.
Problém môže byť v tom, že časť práce sa neoplatí tak, ako si myslel.
Možnosť 4: Plánovať cash-flow dopredu
Štvrtou možnosťou je prestať sa pozerať iba na stav účtu dnes.
Firma potrebuje vedieť, čo ju čaká najbližšie týždne a mesiace.
Cash-flow plán ukáže:
- kedy prídu peniaze,
- kedy odídu mzdy, dodávatelia, odvody a DPH,
- kedy vznikne tlak,
- ktoré pohľadávky sú rizikové,
- či firma zvládne investíciu alebo prijatie človeka.
Toto riešenie je dôležité preto, že majiteľ prestáva byť prekvapený.
Nevidí problém až v deň, keď chýbajú peniaze.
Vidí ho skôr.
Možnosť 5: Prepojiť čísla s rozhodnutiami
Najvyššia úroveň nie je report.
Najvyššia úroveň je rozhodovanie podľa čísel.
To znamená, že firma nepoužíva čísla len na kontrolu minulosti, ale aj pri rozhodovaní o budúcnosti.
Pri cenách.
Pri investíciách.
Pri prijímaní ľudí.
Pri úveroch.
Pri veľkých zákazkách.
Pri raste firmy.
Tu už nestačí len pozrieť sa na jednu tabuľku.
Treba prepojiť účtovníctvo, obchod, prevádzku, cash-flow, marže a plánované rozhodnutia.
Odporúčané riešenie: nie viac tabuliek, ale finančný režim
Pre túto firmu nebolo najlepším riešením vytvoriť ďalšiu tabuľku.
Najlepším riešením bolo nastaviť pravidelný finančný režim.
To znamená, že firma mala každý mesiac jasný rytmus:
- najprv sa pozreli výsledky,
- potom sa vysvetlili odchýlky,
- následne sa vyhodnotili marže, pohľadávky a náklady,
- potom sa pripravil výhľad cash-flow,
- a nakoniec sa pomenovali rozhodnutia, ktoré musí majiteľ urobiť.
Na prvý pohľad to môže znieť jednoducho.
V praxi je však najťažšie práve to, čo do takého pohľadu zahrnúť a ako jednotlivé čísla interpretovať.
Nie každý pokles zisku je problém.
Nie každý rast obratu je dobrá správa.
Nie každý náklad treba okamžite škrtať.
Nie každá veľká zákazka sa oplatí.
Nie každý úver je riziko.
Nie každé zlepšenie výsledku znamená, že firma má viac peňazí.
Finančné riadenie nie je len prepis účtovníctva do krajšieho formátu.
Je to prepojenie minulosti, prítomnosti a budúcnosti.
Účtovníctvo ukáže, čo sa stalo.
Finančné riadenie pomáha pochopiť, prečo sa to stalo, čo to znamená a aké rozhodnutie má firma urobiť ďalej.
A práve preto je samostatné zavedenie takéhoto systému pre majiteľa často náročnejšie, než sa na začiatku zdá.
Nestačí vedieť pracovať s Excelom.
Treba rozumieť číslam, prevádzke firmy, maržiam, cash-flow, účtovníctvu aj rozhodnutiam majiteľa naraz.
Prečo nestačí len účtovníctvo
Účtovníctvo je potrebné.
Bez neho firma nevie správne plniť zákonné povinnosti, spracovať dane ani mať poriadok v dokladoch.
Ale účtovníctvo nie je určené na to, aby samo riadilo firmu.
Jeho hlavná úloha je zachytiť minulosť správne a preukázateľne.
Finančné riadenie má inú úlohu.
Má pomôcť majiteľovi rozhodovať sa skôr, ako sa výsledok ukáže v účtovníctve.
Ak firma zistí až po mesiaci, že marža bola slabá, už vie len vysvetľovať, čo sa stalo.
Ak to vidí priebežne, môže upraviť ceny, zmeniť podmienky, zastaviť slabú zákazku alebo pripraviť plán peňazí dopredu.
To je rozdiel medzi evidenciou a riadením.
Pointa pre majiteľa firmy
Ak majiteľ používa na riadenie firmy iba účtovníctvo, často sa pozerá do spätného zrkadla.
Vidí, čo sa stalo.
Ale nie vždy vidí, čo sa blíži.
Preto sa oplatí pýtať:
- Viem, ktoré zákazky mi zarábajú?
- Viem, kde mi uniká marža?
- Viem, čo sa stane s peniazmi o dva mesiace?
- Viem, aký dopad bude mať nový človek, investícia alebo úver?
- Viem, ktoré rozhodnutia zlepšia výsledok ešte tento rok?
Ak odpoveď nie je jasná, problém nemusí byť v účtovníctve.
Problém je v tom, že firme chýba finančný pohľad na rozhodovanie.
Záver
Účtovníctvo ukazuje minulosť.
Finančné riadenie pomáha rozhodovať o budúcnosti.
Firma potrebuje oboje.
Účtovníctvo zabezpečí poriadok v dokladoch, výkazoch a daňových povinnostiach.
Finančné riadenie pomáha majiteľovi pochopiť, čo čísla znamenajú pre ďalšie rozhodnutia.
Preto nestačí vedieť, aký bol výsledok minulý mesiac.
Dôležitejšie je vedieť, čo s tým firma urobí ďalej.
Lebo čísla majú zmysel až vtedy, keď pomáhajú lepšie rozhodovať.
